Motivation de la lettre de licenciement : mode d’emploi

La motivation de la lettre de licenciement est l’étape la plus importante de la procédure de licenciement. En déterminant les faits sur le fondement desquels la sanction est prononcée, elle conditionne la validité du licenciement. Pour tout savoir sur la rédaction de la motivation de la lettre de licenciement et avancer sereinement, suivez le guide.

Vous envisagez de licencier un salarié pour faute ? Lisez notre article : La procédure de licenciement disciplinaire en 8 étapes afin d’éviter et d’anticiper d’éventuelles contestations devant les tribunaux.

1. Motivation de la lettre de licenciement : réunir les éléments de preuve

Avant de rédiger la motivation de la lettre de licenciement, vous devez vous assurer d’avoir précisément déterminé la ou les fautes reprochées à votre salarié. Concrètement, il s’agit d’identifier avec précision le comportement fautif qui entraîne le licenciement de votre salarié. Il peut s’agir de négligences répétées, d’absences injustifiées, de violences verbales ou physiques, du non-respect des règles de sécurité, d’insubordination… Gardez à l’esprit que les tribunaux exigent que le motif de licenciement soit exact, objectif, matériellement vérifiable, précis et avéré.

Il vous appartient ensuite de réunir tous les éléments qui permettent de prouver la faute du salarié. En cas de contestation future devant le juge, la présentation des preuves permettra de démontrer que le licenciement repose sur des faits précis et avérés. Il est donc primordial, à ce stade, de rechercher, réunir et conserver l’ensemble des éléments de preuve. Il s’agit par exemple :

de recueillir les attestations des témoins des faits ;
de photocopier et conserver les factures et documents pertinents ;
d’imprimer les captures d’écrans de SMS ;
d’imprimer les e-mails et autres messages etc.

Pour en savoir plus sur l’attestation de témoin côté employeur Consultez notre article : Attestation de témoin : les 3 bons réflexes de l’employeur

Dans le même temps, veillez à qualifier la faute commise par le salarié : simple, grave ou lourde. Si la faute simple justifie le licenciement du salarié, la faute grave et la faute lourde sont d’une gravité telle qu’elles rendent son maintien dans l’entreprise impossible, même pendant la durée du préavis. En sus du délai de prescription de 2 mois, des conditions et délais particuliers peuvent s’appliquer selon la situation. Afin de sécuriser la procédure, prenez conseil auprès de votre avocat en droit du travail.

Pour en savoir plus sur la faute simple, grave et lourde Lisez notre article : La procédure de licenciement disciplinaire en 8 étapes

2. Motivation de la lettre de licenciement : construire la motivation

La motivation de la lettre de licenciement doit être construite exclusivement au regard des faits que vous êtes en mesure de prouver et qui constituent un motif exact, objectif, matériellement vérifiable, précis et avéré de licenciement.

Autrement dit, si vous vous apercevez que pour un ou plusieurs faits, vous ne parvenez pas à obtenir d’éléments probatoires, ne les mentionnez pas dans la lettre de licenciement. Il reste préférable de fonder le licenciement sur moins de motifs, mais des motifs que l’on peut prouver. En cas de contentieux, vous préserverez votre crédibilité devant les juges.

En tant qu’employeur, vous devez accorder le plus grand soin à la rédaction de la motivation du licenciement. N’oubliez pas que la lettre de licenciement fixe les termes du litige en ce qui concerne les motifs du licenciement (art. L. 1235-2 du Code du travail). Cela signifie qu’en cas de contentieux, le juge examine l’ensemble des motifs contenus dans la lettre de licenciement et uniquement ceux-ci. Vous ne pourrez pas, devant le juge, invoquer un nouveau motif.

Le conseil de votre avocat : Si vous n’avez pas suffisamment précisé le motif du licenciement dans la lettre de notification envoyée au salarié, sachez que vous disposez d’un délai de 15 jours pour le faire (art. R. 1232-13 et R. 1233-2-2 du Code du travail).

3. Motivation de la lettre de licenciement : améliorer la rédaction

Afin d’anticiper un éventuel contentieux devant le Conseil de prud’hommes, il est utile de peaufiner la rédaction de la motivation de la lettre de licenciement. Pour cela, il convient de rechercher, dans la jurisprudence, des décisions rendues dans des cas similaires et dans lesquelles les juges ont validé le licenciement.

Une fois les décisions identifiées, il convient de minutieusement les étudier pour s’en inspirer lors de la rédaction des motifs du licenciement. Cela permettra, en cas de litige, de démontrer que dans des cas identiques ou très proches, les juridictions ont considéré que le licenciement était justifié. Cette étape peut s’avérer délicate. N’hésitez pas à prendre conseil auprès de votre avocat en droit du travail.

Suivre ces étapes lors de la rédaction de la motivation de la lettre de licenciement vous permet de gagner en sérénité. La situation est sécurisée : si votre salarié engage une action visant à contester son licenciement, vous serez à la fois en mesure de prouver les fautes reprochées, mais également de démontrer que dans pareil cas, les juges valident le licenciement. L’appréhension des textes et de la jurisprudence en droit du travail n’est pas toujours évidente.
Maître Clémence Richard, avocat en droit du travail à Lyon, vous accompagne dans la rédaction de la motivation de la lettre de licenciement.