Tout savoir sur l’entretien préalable au licenciement (employeurs)

L’entretien préalable au licenciement est une étape importante de la procédure de licenciement. Une fois la convocation envoyée au salarié dans le respect des règles y relatives, l’entretien peut avoir lieu. Pour vous, employeur, l’enjeu est double : vous devez mener cet entretien avec efficacité et éviter toute irrégularité de procédure qui pourrait par la suite être soulevée par le salarié. Dans cet article, Maître Clémence Richardrépond aux questions des employeurs sur l’entretien préalable au licenciement.

Employeurs, pour en savoir plus sur la convocation à l’entretien préalable et plus largement sur la procédure de licenciement disciplinaire Lisez notre article : La procédure de licenciement disciplinaire en 8 étapes.

1. Qui peut mener l’entretien préalable au licenciement ?

En principe, c’est le chef d’entreprise qui doit mener l’entretien préalable au licenciement. Il peut néanmoins être remplacé par une personne de l’entreprise qui dispose d’une délégation de pouvoir quant à l’embauche, la sanction ou le licenciement du personnel.

Afin d’éviter toute difficulté en cas de contentieux, prenez le soin de réaliser une délégation de pouvoir sous forme écrite, qu’elle soit ponctuelle ou permanente. Il est également prudent d’en conserver une copie dans le dossier du salarié.

À noter : le cas des associations est particulier. Consultez les statuts pour connaître l’étendue des pouvoirs accordés au Président.

2. L’employeur peut-il être assisté lors de l’entretien préalable ?

L’employeur, ou son représentant, peut être assisté lors de l’entretien préalable au licenciement dans les conditions suivantes :

il ne peut être assisté que par une seule personne ;
cette personne doit appartenir à l’entreprise ;
la présence de cette personne doit présenter un intérêt pour l’entretien, soit du fait de son lien avec le salarié (supérieur hiérarchique par ex.) ou avec les faits reprochés (témoin direct des faits par ex.) ;
cette personne ne doit intervenir lors de l’entretien préalable que sur demande de l’employeur ou de son représentant pour apporter des précisions sur les faits reprochés. Elle ne doit en aucun cas co-mener l’entretien.

En tant qu’employeur, gardez à l’esprit que l’entretien préalable ne doit pas se muer en enquête ou en « interrogatoire musclé » au sujet des faits reprochés. L’intimidation n’a évidemment pas sa place lors de l’entretien préalable au licenciement.

Le conseil de votre avocat : Si le salarié n’est pas assisté lors de l’entretien, on vous conseille de ne pas l’être non plus, afin de préserver l’équilibre de l’échange.

3. Par qui le salarié peut-il être assisté lors de l’entretien préalable au licenciement ?

Lors de l’entretien préalable au licenciement, le salarié peut être assisté (art. L. 1232-4 du Code du travail) :

lorsque l’entreprise dispose de représentants du personnel : par une personne de son choix appartenant au personnel de l’entreprise (qui n’est pas nécessairement un représentant du personnel) ;
lorsque l’entreprise est dépourvue de représentants du personnel : par une personne de son choix appartenant au personnel de l’entreprise ou un conseiller du salarié, qui est une personne extérieure à l’entreprise (une liste est arrêtée dans chaque département par le préfet).

Le salarié doit informer son employeur, avant l’entretien, de la présence du conseiller du salarié.

Le conseil de votre avocat : Si le salarié est assisté par un conseiller, vous pouvez, avant le début de l’entretien, demander à ce qu’il justifie de sa fonction en présentant la copie de l’arrêté préfectoral qui le nomme. Prenez le temps de faire une copie du document pour la conserver dans le dossier du salarié.

4. Comment se déroule un entretien préalable ?

L’entretien préalable au licenciement permet à l’employeur d’indiquer au salarié les motifs qui le conduisent à envisager son licenciement et au salarié d’apporter, s’il le souhaite, des explications. Le déroulement de l’entretien préalable est simple (art. L. 1232-3 du Code du travail) :

vous exposez à votre salarié les faits qui lui sont reprochés ;
puis vous écoutez les explications ou observations que votre salarié souhaite formuler.

La personne qui assiste le salarié peut intervenir pour poser des questions, apporter des précisions etc.

Les conseils de votre avocat sur le déroulement de l’entretien préalable au licenciement côté employeur :
- veillez à ce que le salarié n’enregistre pas l’entretien sans votre accord, via son smartphone notamment.

- si le salarié fait état d’autres difficultés, répondez-lui que vous en prenez note mais que ce n’est pas l’objet de cet entretien.

- vous n’avez pas l’obligation de communiquer au salarié les éléments de preuve en votre possession, ni de lui dévoiler l’identité des personnes ayant découvert, constaté ou attesté des faits qui lui sont reprochés.

5. L’entretien préalable au licenciement est-il obligatoire ?

Oui, l’employeur est obligé d’organiser un entretien préalable au licenciement (art. L. 1232-2 à L. 1232-5 du Code du travail). Il est tenu de convoquer le salarié à cet entretien dans les formes prescrites par la loi. Le salarié, lui, peut renoncer à s’y rendre.

À noter : si votre salarié décide de ne pas se présenter à l’entretien préalable que vous avez dûment organisé, cela n’a aucune incidence sur la procédure de licenciement, qui se poursuit normalement.

Vous envisagez de mettre à pied votre salarié à titre conservatoire dans l’attente de la décision ? Attention à l’ordre et aux délais entre la convocation à l’entretien préalable et la mise à pied conservatoire.
Lisez notre article : Convocation à l’entretien préalable et mise à pied conservatoire : ordre et délais.

6. Quel est le délai minimum entre l’entretien préalable et la notification du licenciement ?

Le délai minimum entre l’entretien préalable au licenciement organisé par l’employeur et la notification du licenciement est de 2 jours ouvrables à compter de la date prévue de l’entretien (art. 1232-6 du Code du travail).

En cas de licenciement pour motif disciplinaire, la notification du licenciement doit intervenir dans un délai d’un mois maximum après l’entretien.

7. Bonus : À ne pas dire lors d’un entretien préalable au licenciement

En principe, la décision de licencier votre salarié ne peut être prise qu’à l’issue de l’entretien, une fois écoulé un délai de 2 jours ouvrables. Abstenez-vous donc d’indiquer à votre salarié, pendant ou à l’issue de l’entretien préalable au licenciement, que votre décision est déjà prise. Cela constituerait une irrégularité qui peut ensuite être sanctionnée par le Conseil de prud’hommes.

Contentez-vous d’annoncer que vous prendrez votre décision à la suite de l’entretien et que vous ne manquerez pas d’en informer votre salarié par courrier à l’issue du délai légal de 2 jours ouvrables.

Déroulement de l’entretien, assistance de l’employeur et du salarié, délais… les règles applicables à l’entretien préalable au licenciement sont nombreuses. Afin d’anticiper les éventuelles contestations des salariés, le meilleur réflexe des employeurs est de prendre conseil auprès d’un avocat lors de la mise en œuvre de la procédure de licenciement. Maître Clémence Richard, avocat en droit du travail à Lyon, accompagne les employeurs dans la préparation de l’entretien préalable au licenciement.

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